Zásady ochrany osobních údajů

Správcem osobních údajů je Jakub Ulehla, fyzická osoba podnikající dle živnostenského zákona, zapsaná v živnostenském rejstříku, IČO 14062194, místo podnikání Barvičova 62/80, 602 00 Brno, který provozuje studio Wokaar Studios (provozovna Údolní 399/34, Brno-střed, 602 00 Brno, Česká republika). Kontakt: info@wokaarstudios.com, +420 720 346 534.

Zpracováváme pouze údaje, které nám poskytnete, a technické údaje nutné pro provoz:

• Rezervace (i bez účtu): jméno a příjmení, e-mail (povinný – posíláme na něj potvrzení, připomínku termínu a odkaz pro správu či zrušení rezervace), telefonní číslo (nepovinné), poznámka k rezervaci (nepovinná), zvolený jazyk a údaje o termínu (holič, služba, datum, čas, cena, stav).
• Zákaznický účet (nepovinný): jméno, e-mail, telefon (nepovinný), heslo (uložené pouze jako kryptografický otisk), jazyk e-mailů a historie rezervací.
• Mobilní aplikace – push notifikace: pokud v aplikaci povolíte upozornění (pracovníci studia) nebo si jako zákazník zapnete připomínky rezervací, uložíme k vašemu účtu identifikátor zařízení od společnosti Apple (token služby Apple Push Notification service). Slouží jen k doručení upozornění – zákazníkům připomínky termínu večer předem a zprávy o tom, že studio jejich rezervaci přesunulo, zrušilo, potvrdilo nebo nepotvrdilo.
• Hlasová a textová rezervace v aplikaci (AI): pokud tuto funkci použijete, zpracujeme váš hlasový nebo textový požadavek (např. „zítra odpoledne ke Kubovi na střih“), jeho přepis a to, jak jsme mu porozuměli. Zvukovou nahrávku neukládáme.
• Návrhy dalšího termínu (zákaznický účet): z historie vašich návštěv (datum, den v týdnu, čas, služba a holič) odhadneme, kdy by se vám mohl hodit další termín, a uložíme tento odhad, návrh konkrétního volného termínu, datum posledního zobrazení návrhů v aplikaci a technický údaj o tom, kdy odhad zopakovat.
• Děkovný e-mail a žádost o recenzi: e-mail z rezervace, datum odeslání děkovného e-mailu a případné odhlášení z těchto e-mailů; u zákaznického účtu také to, jak jste naložili s výzvou k recenzi v aplikaci.
• Technické údaje: IP adresa a záznamy o požadavcích pro zabezpečení, omezení počtu pokusů (např. při přihlášení nebo rezervaci) a diagnostiku chyb.

Zpracování hlasových a textových požadavků pomocí AI. Abychom porozuměli, kdy, ke komu a na jakou službu se chcete objednat, posíláme nahrávku nebo text vašeho požadavku společnosti OpenAI (USA), která jej přepíše a převede na parametry rezervace. Spolu s ním odchází jen seznam našich holičů a služeb a aktuální datum a čas – vaše jméno, e-mail, telefon, údaje o účtu ani historii rezervací OpenAI neposíláme (odešle se jen to, co sami vyslovíte nebo napíšete). Volný termín vybírá náš rezervační systém a nic se nezarezervuje, dokud rezervaci sami nepotvrdíte. Zvukovou nahrávku neukládáme; přepis požadavku uchováváme 90 dní pro kontrolu kvality a řešení případných potíží a poté jej automaticky smažeme. Funkci můžete použít až po udělení souhlasu v aplikaci a souhlas můžete kdykoli odvolat – rezervovat se dá vždy i klasicky bez AI.

Diktování rezervací pracovníky studia. Holič nebo recepce mohou rezervaci, o kterou je požádáte (např. telefonicky nebo osobně), zadat do aplikace hlasem nebo textem. Nadiktovaný požadavek může obsahovat vaše jméno, případně telefon nebo e-mail; stejným způsobem jej posíláme společnosti OpenAI (USA), aby se z něj vyplnil formulář rezervace, kterou pracovník před uložením zkontroluje. Právním základem je plnění smlouvy (vyřízení vaší objednávky) a náš oprávněný zájem na rychlém zápisu rezervace (čl. 6 odst. 1 písm. b) a f) GDPR). Přepis uchováváme také 90 dní; při žádosti o výmaz smažeme i přepisy, které obsahují váš e-mail nebo telefon (přepis zmiňující jen jméno dohledat nelze – smaže se automaticky po 90 dnech).

Návrhy dalšího termínu. Máte-li zákaznický účet a alespoň dvě uskutečněné návštěvy, může vám mobilní aplikace navrhnout další termín podle toho, jak k nám obvykle chodíte (např. „každé 4 týdny v úterý odpoledne“), a před rušnými obdobími (Vánoce, Silvestr, Velikonoce) doporučit rezervovat si včas. Návrhy připravujeme jen pro účty, které si je v aplikaci během posledních 60 dnů zobrazily. K odhadu posíláme společnosti OpenAI (USA) pseudonymizované údaje (bez jména, kontaktů a identifikátorů): data, dny v týdnu a časy nejvýše 12 posledních návštěv, zkratky služby a holiče (např. „s1“, „b2“), dnešní datum, státní svátky, rušná období a dny, kdy má studio zavřeno. Vaše jméno, e-mail, telefon ani identifikátor účtu OpenAI neposíláme. Konkrétní volný termín vybírá náš rezervační systém a nic se nezarezervuje, dokud rezervaci sami nepotvrdíte. Odhad mažeme nejpozději 14 dní po jeho vytvoření, návrhy nejpozději 30 dní po navrženém termínu. Právním základem je náš oprávněný zájem nabízet stálým zákazníkům pohodlné objednání (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Návrhy můžete kdykoli vypnout v profilu v aplikaci („Návrhy dalšího termínu“) nebo v nastavení účtu na webu – tím se odhad i všechny vaše návrhy smažou a nové přestanou vznikat. Upozornění (push) na návrh posíláme jen tehdy, pokud si je v aplikaci sami zapnete („Upozornění na návrhy a recenze“), jen na zařízení, kde jste je zapnuli, a nikdy mezi 21:00 a 8:00.

Děkovný e-mail s odkazem na recenzi. Po každé uskutečněné návštěvě, ke které jste uvedli e-mail, vám pošleme jeden děkovný e-mail s odkazem na napsání recenze na Google. Zákazníkům s účtem může aplikace po návštěvě nabídnout totéž (a pokud jste si zapnuli upozornění na návrhy a recenze, i jedno upozornění). Právním základem je náš oprávněný zájem získat zpětnou vazbu ke službě, kterou jste u nás využili (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR). Z děkovných e-mailů se můžete kdykoli odhlásit odkazem v každém z nich, v nastavení účtu na webu nebo v profilu v aplikaci; výzvu v aplikaci můžete odložit nebo vypnout. Odhlášení evidujeme podle e-mailové adresy a tento záznam ponecháme i po smazání účtu nebo výmazu rezervací – jinak bychom nemohli zajistit, že vám další děkovné e-maily neposíláme.

• Plnění smlouvy (čl. 6 odst. 1 písm. b) GDPR) – vytvoření a správa rezervace, potvrzovací e-mail, připomínka termínu e-mailem den předem, změny a zrušení termínu a vedení zákaznického účtu, pokud si jej založíte. Bez povinných údajů vás nelze objednat.
• Oprávněný zájem (čl. 6 odst. 1 písm. f) GDPR) – zabezpečení služby, prevence zneužití, diagnostika chyb a ochrana našich právních nároků.
• Plnění právních povinností (čl. 6 odst. 1 písm. c) GDPR) – pokud z poskytnuté služby vznikají účetní nebo daňové doklady.

Ke zpracování nepožadujeme váš souhlas – s výjimkou hlasové a textové rezervace pomocí AI, kterou aplikace spustí až po vašem souhlasu (čl. 6 odst. 1 písm. a) GDPR), a upozornění (push) na návrhy termínů a recenze, která posíláme jen po jejich zapnutí v aplikaci. Nezasíláme reklamní newslettery – posíláme provozní e-maily k vašim rezervacím a účtu (potvrzení, připomínka, zrušení, ověření e-mailu, obnova hesla) a po návštěvě jeden děkovný e-mail s odkazem na recenzi, ze kterého se můžete odhlásit (viz výše).

• Rezervace (včetně rezervací bez účtu) uchováváme, dokud nepožádáte o jejich výmaz. Na žádost je anonymizujeme – jméno nahradíme textem „Anonymizováno“ a e-mail, telefon a poznámku odstraníme; zůstane jen neosobní záznam o termínu, službě a ceně.
• Zákaznický účet uchováváme, dokud jej nesmažete. Smazáním účtu anonymizujeme i rezervace k němu přiřazené a rezervace vytvořené bez přihlášení na váš ověřený e-mail; nadcházející rezervace se zruší.
• Identifikátor zařízení pro push notifikace mažeme při odhlášení z aplikace, při vypnutí připomínek v aplikaci, při změně hesla, smazání účtu nebo jakmile jej Apple označí za neplatný.
• Přepisy hlasových a textových požadavků (AI) uchováváme 90 dní, poté se automaticky smažou (dříve při smazání účtu nebo na žádost). Zvukové nahrávky neukládáme vůbec. Trvale vedeme jen anonymní denní souhrn počtu požadavků bez vazby na konkrétní osobu.
• Návrhy dalšího termínu: odhad příští návštěvy mažeme nejpozději 14 dní po jeho vytvoření, návrhy termínů nejpozději 30 dní po navrženém termínu; obojí smažeme ihned při vypnutí návrhů, smazání účtu nebo na žádost. Údaj, kdy odhad zopakovat, mažeme, jakmile přestane platit, a datum posledního zobrazení návrhů po 60 dnech. Pro statistiky studia vedeme jen anonymní denní počty návrhů (vytvořené, rezervované, odmítnuté, propadlé) bez vazby na konkrétní osobu.
• Odhlášení z děkovných e-mailů (e-mailová adresa a datum) uchováváme, dokud se k jejich odběru sami znovu nepřihlásíte, a to i po smazání účtu nebo výmazu rezervací (jinak by nešlo odhlášení dodržet).
• Technické záznamy: záznamy pro omezení počtu pokusů (obsahují IP adresu) se přepisují v řádu minut až hodin; provozní logy hostingu a chybová hlášení uchovávají poskytovatelé podle svého nastavení, zpravidla nejvýše 90 dní.

Pro provoz využíváme tyto zpracovatele:

• Vercel Inc. (USA) – hosting webu, rezervačního systému a API; zpracovává všechny údaje, které webu odešlete, a provozní logy.
• Neon, Inc. (USA) – databáze; data jsou uložena v EU (Frankfurt, Německo).
• Resend, Inc. (USA) – odesílání e-mailů (e-mailová adresa, jméno a obsah zprávy).
• Functional Software, Inc. – Sentry (USA) – monitoring chyb; při technické chybě obdrží technické údaje o požadavku (např. adresu stránky bez přístupových odkazů, typ prohlížeče a zařízení). E-mail ani IP adresu uživatele do hlášení neposíláme.
• OpenAI, L.L.C. (USA) – přepis a porozumění hlasovým a textovým požadavkům na rezervaci (pokud funkci použijete vy, nebo pokud vaši rezervaci nadiktuje pracovník studia): nahrávka nebo text požadavku, seznam holičů a služeb a aktuální čas, bez údajů o vašem účtu; dále odhad příští návštěvy pro návrhy termínů z pseudonymizované historie návštěv (data, časy, zkratky služeb a holičů), bez jména, e-mailu, telefonu či identifikátoru účtu.
• Apple Inc. – doručování push notifikací do mobilní aplikace (identifikátor zařízení a text upozornění).
• Google LLC / Google Ireland Ltd. – mapa na stránce Kontakt a na úvodní stránce, ale až poté, co ji tlačítkem „Zobrazit mapu“ sami načtete. Teprve pak Google obdrží vaši IP adresu a může nastavit vlastní cookies.

Uvedení poskytovatelé sídlí v USA nebo mohou mít k údajům přístup z USA, takže může docházet k předání osobních údajů mimo EU. Předání probíhá na základě rozhodnutí Evropské komise o odpovídající úrovni ochrany (EU-U.S. Data Privacy Framework), je-li příjemce certifikován, a jinak na základě standardních smluvních doložek schválených Evropskou komisí (čl. 46 GDPR), které jsou součástí smluv o zpracování osobních údajů s těmito poskytovateli. Údaje neprodáváme a nepředáváme třetím stranám pro marketingové účely.

V souladu s GDPR máte právo:

• požadovat přístup ke svým údajům,
• opravit nepřesné údaje,
• požadovat výmaz („právo být zapomenut“),
• omezit zpracování,
• přenést své údaje,
• vznést námitku proti zpracování založenému na oprávněném zájmu,
• podat stížnost u Úřadu pro ochranu osobních údajů (www.uoou.cz).

Zákaznický účet můžete smazat přímo v nastavení účtu (sekce „Nastavení“ → „Smazat účet“, na webu i v mobilní aplikaci). O výmaz rezervací vytvořených bez účtu a o uplatnění ostatních práv požádejte e-mailem na info@wokaarstudios.com z adresy, kterou jste při rezervaci uvedli. Odpovíme nejpozději do 30 dnů.

Nastavujeme pouze technicky nezbytné cookies; analytické ani marketingové cookies nepoužíváme:

• authjs.session-token – udržuje vaše přihlášení (jen po přihlášení, platnost 30 dní nebo do odhlášení),
• authjs.csrf-token a authjs.callback-url – ochrana přihlašovacího formuláře a návrat na původní stránku po přihlášení (do zavření prohlížeče),
• NEXT_LOCALE – zvolený jazyk webu (jen pokud jazyk přepnete, platnost 1 rok).

Mapa Google se načte až po kliknutí na „Zobrazit mapu“; teprve poté může Google nastavit vlastní cookies podle svých zásad.

Případné změny zveřejníme na této stránce. Datum poslední aktualizace je uvedeno v záhlaví.